ADMINISTRACION

EL SIGNIFICADO DEL CONTROL.

El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades.
El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren.

CONTROL:
“El proceso para asegurarse que las actividades reales se ciñen a las actividades proyectadas”.

LOS PASOS DEL PROCESO DE CONTROL.

La definición de Robert J. Mockler del control destaca los elementos esenciales del proceso de control:

“El control administrativo es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, diseñar sistemas de retroinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, determinar si existen desviaciones y medir su importancia; tomar aquellas medidas necesarias para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera mas eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa”.

ESTABLECER NORMAS Y METODOS PARA MEDIR EL RENDIMIENTO.- En un plano ideal, las metas y objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas limites especificas. En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en la fila de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de ventas y producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y registros de seguridad.
MEDIR LOS RESULTADOS.- La frecuencia con la que se mida dependerá del tipo de actividad que se mida. En una planta fabril, por ejemplo, los niveles de las partículas de gas en aire se tendría que controlar constantemente por cuestión de seguridad, mientras que la alta dirección quizá solo tendría que medir el avance de los objetivos de una expansión a largo plazo una o dos veces al año.
DETERMINAR SI LOS RESULTADOS CORRESPONDEN A LOS PARÁMETROS.- Este es el paso mas fácil del proceso de control. Las dificultades, presuntamente, se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer que “todo está bajo control”.
TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS.- Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

¿POR QUÉ SE REQUIERE EL CONTROL?.

Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los planes se puede desviar. Sin embargo, el control también sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente, así como sus repercusiones en el avance de la organización.

CREAR MEJOR CALIDAD.- La administración de la calidad total conduce a grandes mejoras para el control; cambia muchas de las actitudes y enfoques para lograr un control efectivo.
ENFRENTAR EL CAMBIO.- Los mercados cambian, los competidores ofrecen productos y servicios nuevos que captan la atención del publico, surgen materiales y nueva tecnología.
PRODUCIR CICLOS MAS RAPIDOS.- Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad o tiempo de entrega mejorados, y otra muy diferente es acelerar los ciclos que implica el desarrollo y entrega de esos productos y servicios nuevos a clientes. Los clientes de hoy no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

“Hemos aprendido que la producción universal masiva no basta. En el siglo XXI, uno personalizará las cosas más, de tal manera que pueden reflejar las necesidades individuales”.-Kazuo Morohoshi, centro de diseño de Toyota en Tokio.

AGREGAR VALOR.- Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventaja competitiva, otra forma preferida es agregar valor. Ohmae, “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del competidor. Chrysler, a su vez a tratado de agregar valor mejorando la calidad y ofreciendo otras características de seguridad. Deere ha agregado valor por vías de avances tecnológicos.
FACILITAR LA DELEGACIÓN Y TRABAJO EN EQUIPO.- La administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y fomentar que los empleados trabajen juntos en equipos. Con este sistema participativo, los gerentes comunican las normas, pero dejan que los empleados, sea en lo particular o como equipo, usen su propia creatividad para decidir como resolver ciertos problemas de trabajo, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.



EL DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL.

Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control que ofrezcan retroinformación en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la organización. La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a que se debe controlar y con que frecuencia se debe medir el avance.

SISTEMAS DE CONTROL:
“Procedimiento de varios pasos aplicados a diversos tipos de actividades de control”.

COMO IDENTIFICAR LAS AREAS CLAVE DEL DESEMPEÑO.

El desempeño clave o las áreas de clave de resultados (ACR), son aquellos aspectos de la unidad o la organización que debe funcionar con eficacia para que toda la unidad u organización triunfen.

AREAS CLAVE DEL DESEMPEÑO O AREAS CLAVE DE RESULTADOS:
“Aspectos de una unidad u organización que deben funcionar en forma eficaz para que la unidad o la organización enteras logren el éxito”.





NORMAS USADAS EN LAS AREAS FUNCIONALES
PARA MEDIR EL DESEMPEÑO.
Producción Mercadotecnia Admón. Del Personal Finanzas y Cont.

Calidad Volumen de ventas Relaciones Laborales Gastos de Capital


Cantidad Gastos de ventas Rotación del Personal Inventarios


Costos Gastos para publicidad Ausentismo Laboral Flujo de Capital

Desempeño Desempeño individual
individual en de los Liquidez
el trabajo vendedores




COMO IDENTIFICAR LOS PUNTOS ESTRATÉGICOS DE CONTROL.

El método mas importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en concentrarse en los elementos mas significativos de una operación dada. Por regla general, solo un porcentaje mínimo de actividades, hechos, personas u objetos de una operación dada producirá una proporción elevada de los gastos o los problemas que los gerentes tendrán que encarar.
Otra consideración muy útil esta en identificar los puntos del proceso productivo donde ocurren los cambios. Por ejemplo, en el sistema de una organización para llenar pedidos de los clientes, el cambio se presenta cuando la orden de compra se convierte en factura, cuando un articulo de inventario para a ser uno de embarque, o cuando el articulo de embarque pasa a formar parte de la carga de un camión.

PUNTOS ESTRATÉGICOS DE CONTROL:
“Puntos críticos de un sistema en los que se debe dar la vigilancia o la recaudación de información”.